Так называемое "отказное письмо" является официальным документом, подтверждающим, что данная продукция не относится к объектам обязательной сертификации в системе ГОСТ Р. Отказное письмо оформляется в том случае, когда непонятно как классифицировать продукцию по коду ОКП или ТН ВЭД, и соответственно, нужна ли обязательная сертификация этой продукции. Существует два вида отказных писем:

1.Для предоставления в таможенные органы, и в тексте письма имеется ссылка на товаросопроводительный документ, в соответствии с которым продукция ввозится на территорию РФ;
2.Для осуществления торговли продукцией на территории РФ.

Как бы то ни было, оба этих вида отказных писем выдаются органами по сертификации, получившими аккредитацию у Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. Решение об отнесении продукции (или не отнесении) к объектам обязательной сертификации принимается на основе двух правовых документов - "Порядок ввоза на территорию Российской Федерации товаров, подлежащих обязательной сертификации" и Список товаров, для которых требуется подтверждение проведения обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию Российской Федерации.

Также существует определенный перечень продукции, установленный Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии, которая может быть допущена на таможенную территорию РФ без предоставления сертификатов соответствия в системе ГОСТ Р. Это, в частности, продукция, бывшая в употреблении, продукция, ввозимая в качестве проб или образцов для проведения испытаний в целях сертификации и другое.